DMS 사용법(작업중임)

Alkym은 오픈 소스 DMS를 통해 품질 보증, 안전 관리 시스템, 기술 간행물 및 기타 모든 종류의 문서 및 정보를 저장하고 사용자에게 액세스를 부여합니다. 이 페이지는 사용자에게 DMS 사용법을 제공하기 위해 작성되었습니다.

NOTE: Alkym 사용자는 DMS 툴과 자동으로 동기화되며, 필요에 따라 외부 사용자(Alkym 유저 외)를 DMS 플랫폼에서 관리할 수 있습니다.

DMS 인프라 및 구성 요소를 이해하기 위한 일반 구성요소는 다음과 같습니다:

o Sites: 사이트는 컨텐츠를 공유하고 다른 사이트 구성원과 공동 작업할 수 있는 영역입니다.
사이트에 액세스하는 방법은 다음과 같습니다

    1. 앱 실행
    2. 탐색창-도구 메뉴
    3. 원하는 사이트를 클릭하면 DMS 사이트 페이지가 표시됩니다.

NOTE: 시스템에는 기본적으로 4개의 사이트(DMS: Records Archive, DMS: Quality Documents, DMS: SMS, DMS: Technical Publications)가 포함되고, 다른 사이트를 생성할 수도 있습니다.

o Document Types: 시스템에서는 정보를 정리하기 위한 업로드 문서를 여러 카테고리로 분류할 수 있습니다. 정의한 카테고리에 따라 문서는 서로 다른 메타데이터를 획득합니다.
o Properties: 속성은 문서를 식별하는데 사용되는 메타데이터입니다. 속성 중에는 모든 문서에서 사용되는 일반적인 속성도 있고, 각 문서 유형에 따라 고유한 속성도 있습니다. 대부분의 메타데이터는 필요에 따라 편집할 수 있습니다.
o Data Lists: 데이터 목록은 속성을 정의할 때 선택할 값을 결정하는데 사용됩니다. 데이터 목록 구성 요소는 사이트 구성원이 사이트와 관련된 데이터 목록을 만들고 관리하기 위해 필요합니다. 사용자는 자신의 목록으로 작업할 수 있고, 다른 사이트 구성원이 만든 목록에도 접근할 수 있습니다.

문서 라이브러리를 탐색하는 방법은 다음과 같습니다.

    1. Site 버튼에서 원하는 Site를 선택
    2. Document Library를 선택했는지 확인
    3. 새 문서를 DMS에 업로드하려면 Upload 또는 New Document 단추 사용
    4. 파일을 쉽게 찾으려면 화면 왼쪽에 있는 기본 보기 기능을 사용
    5. 검색 표시줄을 통해 이름 또는 내용으로 문서 검색 가능
    6. 각 파일의 오른쪽에 있는 옵션을 사용하여 다운로드, 복사, 편집 등 문서에 대해 다양한 작업 수행
    7. 문서 제목을 클릭하면 파일이 열림